1.1. Действительно ли есть необходимость внедрять WMS?

Необходимость внедрения WMS напрямую не связана с площадью склада или с количеством активных товарных позиций.
Более корректным показателем для анализа является количество заказов в сутки. Однако и в этом случа нет универсального показателя, достигнув которого в обязательном порядке необходимо внедрять WMS.

Наиболее правильным вариантом является анализ задач, которые необходимо решить с помощью WMS.

А именно:

• Устранение ошибок при выполнении складских операций (в частности, комплектации и отгрузки заказов);

• Снижение зависимости от персонала;

• Повышение производительности работы склада;

• Повышение уровня контроля работы склада руководителями;

• Получение статистики;

• Применение на складе технологий, которые реализованы в WMS (например, работа с “Честным знаком”);

• Подготовка к масштабированию бизнеса и склада (увеличение количества сотрудников, количества отгружаемых строк заказов).

Необходимо провести анализ текущих процессов и потребностей склада, чтобы принять обоснованное решение о внедрении системы WMS и выявить актуальные задачи. После этого нужно сопоставить суммарную ценность этих задач с затратами на внедрение WMS.

В большинстве случаев, точную ценность, выраженную в деньгах, найти затруднительно. Так как это требует достаточно большой аналитической работы, которую не могут позволить себе даже некоторые крупные компании.

Но, на самом деле, это совсем не обязательно, ведь достаточно сделать анализ очевидных потерь, например:

• Сколько клиентов вы потеряли из-за ошибок в заказах. Если этот показатель удастся получить, его можно сопоставить со стоимостью привлечения и удержания клиента, который можно попробовать узнать у маркетологов.
• Сколько приходится переплачивать сотрудникам, от которых склад находится в прямой зависимости, потому что только они знают "где и что лежит".
• Или подумайте, сколько можно сэкономить, уменьшив штат даже на одного сотрудника и повысить производительность с помощью автоматизации, внедрив на склад WMS.

Если ценность решаемых с помощью внедрения WMS задач всё же не удастся получить, то можно будет перейти к расчету затрат на внедрение WMS. Вполне возможно, что затраты будут меньше потенциальных преимуществ.

1.2. Кто будет заниматься внедрением?

Как следует из названия Руководства, речь пойдет о самостоятельном внедрении. Под самостоятельным внедрением подразумевается то, что основные работы будет выполнять сотрудник компании на складе, на котором планируется внедрение WMS.

Что это должен быть за сотрудник?

На практике, в качестве этого сотрудника может выступать Начальник склада или Руководитель отдела ИТ. Так же это может быть инициативный работник склада или отдела информационных технологий. Каждый из этих вариантов может иметь свои слабые стороны. У Начальника склада может не хватать знаний в области информационных технологий, у Руководителя отдела ИТ нет авторитета среди складских работников, у инициативного работника может одновременно не быть ни того, ни другого. Так или иначе, все это должно быть скомпенсировано высокой мотивацией сотрудника решить задачу внедрения WMS.

Еще одним достаточно эффективным, но не самым дешевым вариантом является целенаправленный найм сотрудника под задачу внедрения. В этом случае существенно повышается вероятность того что проект на затянется, будет выполнен быстрее и эффективнее. Также он может принести в вашу компанию свежий взгляд и экспертное мнение в области внедрения WMS, что поможет улучшить процессы и повысить эффективность работы.

1.3. Сколько стоит?

Рассмотрим стоимость самостоятельного внедрения на примере системы управления складом WMS24.

Ваши затраты будут складываться из следующих составляющих:

• Зарплата сотрудника, который будет заниматься внедрением (30000-100000 рублей);

• Затраты на интеграцию с учетными системами и маркетплейсами (если используются в компании);

• Wi-Fi на складе (от 0 рублей, если Wi-Fi уже есть);

• Терминалы сбора данных (от 26000 рублей за одно устройство);

• Принтер этикеток (от 18000 рублей);

• Лицензии на систему под тестирование и обучение (от 750 рублей в месяц);

• Техническая поддержка от разработчика (25000 рублей в месяц).

То есть, для склада из 10 человек, где 8 сотрудников работают с ТСД, стоимость самостоятельного внедрения составит около 500000 рублей, если учитывать, что проект внедрения будет длиться около 3-х месяцев.

1.4. Как подготовиться к внедрению?

Приведем основные вопросы, которые требуется проработать:

• Назначить ответственного за внедрение сотрудника;

• Составить план проекта. Запланировать дату запуска WMS в работу;
  
  Крайне желательно выбрать такую дату, чтобы в ближайшие месяц-два не было массовых отпусков или пиковых нагрузок в работе склада.

• При необходимости интеграции WMS с какой-либо системой (например 1С), проработать этот вопрос со специалистом по этой системе;

• Наличие на складе Wi-Fi, покрывает ли он все зоны в которых будет происходить работа с WMS;

• Протестировать работу с терминалами сбора данных через Wi-Fi или мобильный интернет;

• Наличие на складе компьютеров в необходимом количестве, протестировать их работу с WMS;

• Выбрать модели терминалов сбора данных, принтеров этикеток и поставщиков.

2.1. Задачи внедрения

Первое, с чего нужно начать внедрение WMS - формулирование целей и задач внедрения.

Это важно сделать, чтобы не заниматься ненужными и неважными задачами. Если цели и задачи ещё не сформулированы или сформулированы неправильно, то высока вероятность, что большую часть времени вы потратите на ненужные вещи, либо забудете сделать что-то важное.

Цели и задачи могут быть следующими:

• Реализовать отбор по срокам годности по методу FEFO;

• Сократить фонд оплаты труда;

• Снизить ошибки комплектации заказа;

• Снизить зависимость склада от персонала;

• Увеличить скорость сборки заказа;

• Увеличить заполняемость склада (освободить площади под новые товарные группы);

• Возможность получения статистики по показателям работы склада;

• Обеспечить работу сотрудников склада в единой программе.

Иногда ставят следующие цели, которые в действительности являются способами достижения:

• Интеграция WMS c 1С.
  
  Интеграцией необходима как средство обеспечения работы складского персонала в одной программе.
   
• Внедрить адресное хранение;
  
  Внедрение адресного хранения - это средство, например, для увеличения скорости сборки, снижения зависимости от складского персонала или избежания потери товаров на складе.

После того, как цели сформулированы их важно зафиксировать, и при принятии решений в дальнейшем, всегда проводить проверку, насколько эти решения соответствует целям и задачам внедрения WMS.

2.2. Описание процессов

Описание процессов не обязательно, особенно если у вас небольшой склад и простые процессы. Но лишним это точно не будет, под рукой всегда будет документ, на который можно опереться при настройке, тестировании и доработке системы WMS.

Перечислим случаи, когда описание процессов точно нужно делать:

• Требуется интеграция с внешней системой;

• Предполагаются доработки WMS;

• Есть вариативность в том, как можно организовать процессы на складе;

• Вы хотите повысить вероятность успешного запуска WMS.

В качестве альтернативы описания процессов можно рассмотреть подготовку пользовательских инструкций, в которых последовательно описаны операции и процесс работы в WMS. Эти инструкции также будут использоваться для обучения текущих и новых сотрудников.

Если выбран вариант описания процессов, то нужно руководствоваться следующим:

• Необходимо стараться улучшать и оптимизировать уже существующие процессы;

• Описанные процессы должны соответствовать целям и задачам внедрения (см. раздел 2.1);

• Нужно учитывать возможности WMS.

В качестве основы для вашего описания процессов можете использовать этот пример.

2.3. Проектирование топологии склада

Параллельно с описанием процессов склада необходимо спроектировать топологию склада.

Разработка топологии включает в себя разделение склада на зоны и адресное пространство (ячейки).

Зоны склада

В зависимости от размера склада, товарных групп, хранящихся на складе, характера приёмок и отгрузок, на складе могут быть выделены следующие зоны:

• Зона приемки;

• Зона паллетного хранения;

• Зона коробочного и штучного хранения;

• Зона напольного хранения;

• Зона брака;

• Зона скомплектованных заказов;

• Зона упаковки;

• Зона отгрузки.

На уровне зоны определяются правила работы с товаром.

Например, из зоны приемки может быть запрещено резервирование товара под заказ, а из зоны паллетного хранения отбор в штуках и коробках (только целыми паллетами).

Адресное пространство

При проектировании адресного пространства в первую очередь надо определить Структуру адреса в зонах хранения.

Структура адреса может быть следующей:

• Проезд (2 цифры);

• Стеллаж (2 цифры);

• Ярус (1 цифра);

• Позиция (1 цифра);

• Разделитель (-).

В этом случае адрес будет выглядеть следующем образом 01-01-1-1.

2.4. Сотрудники склада и их роли

Для каждого сотрудника необходимо определить набор операций, которые он может выполнять.

Эти данные удобно свести в аналогичную таблицу:

2.5. Порядок запуска

Запуск WMS в работу, лучше проработать заранее, чтобы обеспечить ее техническую готовность к выбранному варианту запуска.

Можно выделить три базовых сценария для запуска WMS в работу:

1. Склад останавливается и проводится полный пересчет товаров в разрезе мест хранения;
   
   Этот вариант является наиболее приемлемым, т.к. позволяет получить точные данные об остатках.

2. Остатки загружаются из внешнего источника в WMS в разрезе мест хранения;
   
   Данный вариант позволяет сделать запуск WMS в кратчайшие сроки, при наличии актуальных данных в разрезе адресов.

3. Остатки загружаются из внешнего источника в одно МХ в WMS. После этого выполняется постепенный пересчет остатков в местах хранения, с последующим списанием соответствующих остатков из МХ, в которое остатки были загружены из внешнего источника. В МХ, в которых произошел пересчет, отбор производится с указанием адреса, а в тех ячейках, где пересчета не ещё произошло, отбор производится из МХ, в которое были загружены остатки.
   
   Такой вариант применяется, когда нельзя использовать первый и второй варианты.

3.1. Заполнение списка товаров

Добавить товары в систему можно двумя способами:

1. По-отдельности создавать новый товар  в ПК интерфейсе;
2. С помощью формирования excel-файла с данными о товарах и его импорте в WMS.

Поштучное добавление товара:

1. Перейти в пункт меню "Списки" -> "Товары" и нажать кнопку "Создать товар".
   На открывшейся странице заполнить обязательное поле “Наименование” и Нажать "Создать".
   Также можно указать Артикул, выбрать Группу товаров, Правило учёта и Единицу измерения: штуку, килограмм, грамм или литр.

2. После создания открывается карточка товара, где теперь необходимо добавить штрихкод. Нажать кнопку "Добавить штрихкод" и указать его.
   Для одного товара можно указать несколько штрихкодов, при этом только один из них будет считаться штрихкодом по умолчанию (выводиться на этикетке при печати), для этого в системе есть одноименная настройка.

Добавление товара из файла:

1. Подготовить excel-файл с обязательными столбцами: ID, Наименование, Штрихкоды.
   ID - оставить пустым, назначается автоматически системой;
   Наименование - внести данные о товаре;
   Штрихкоды - можно указать несколько ШК через запятую.

2. Также можно добавить и заполнить столбцы: Артикул, Группа товара, Единица измерения, Владелец, Правило учёта, Объём и Масса.

3. После создания файла необходимо перейти в пункт меню "Списки" -> "Товары", нажать кнопку "Импорт", выбрать подготовленный файл и нажать "Открыть". Товар добавлен.

3.2. Создание Мест хранения

Добавить места хранения в систему можно двумя способами:

1. по-отдельности создавать новое МХ  в ПК интерфейсе
2. С помощью формирования excel-файла с данными о МХ и его импорте в WMS.

Поштучное добавление МХ:

1. Перейти в пункт меню "Списки" -> "Места хранения" и нажать "Создать место хранения".
   На открывшейся странице заполнить Наименование, Штрихкод, указать тип МХ (по-умолчанию в системе доступно 3 типа: Лоток, Напольная ячейка, Уличное хранение) и Зону МХ (по-умолчанию в системе доступно 5 зон: Брак, Отбор, Отгрузка, Упаковка и Хранение).
   Нажать кнопку "Сохранить изменения".

2. Если требуется создать новый Тип МХ, то необходимо перейти в пункт меню "Списки" –> "Места хранения", в горизонтальном меню нажать "Типы МХ", далее нажать кнопку "Создать тип МХ".
   На открывшейся странице заполнить Заголовок (название) типа МХ, указать Порядок данного типа МХ, в зависимости от порядка, созданные МХ будут располагаться в общем списке.
   Нажать кнопку "Создать".

3. Если требуется создать новую Зону МХ, то необходимо перейти в пункт меню "Списки" –> "Места хранения", в горизонтальном меню нажать "Зоны МХ", далее нажать кнопку "Создать зону МХ".
   На открывшейся странице заполнить Название зоны МХ, указать Допустимый тип остатков (Товар, Груз, Любой [товар+груз]), указать возможность резерва остатков под отгрузку из зоны: Можно резервировать товар не из груза, Можно резервировать груз, Можно резервировать товар из груза. Нажать кнопку "Создать".

Добавление МХ из файла:

1. Подготовить excel-файл с обязательными столбцами: ID, Название места хранения, Штрихкод МХ, Тип МХ, Зона МХ.
   ID - оставить пустым, назначается автоматически системой;
   Название места хранения - внести данные о МХ;
   Штрихкод МХ - можно добавить только один ШК для каждого МХ;
   Тип МХ - указать тип, который уже создан в системе;
   Зона МХ - указать зону, которая уже создана в системе.

2. Также можно добавить и заполнить столбцы Активное МХ, Виртуальное МХ, Можно резервировать товар - необходимо указать Да/Нет. А также Рейтинг планирования отбора и Порядок обхода МХ при отборе - указать в порядке увеличения (у места с рейтингом 1 приоритет выше, чем у места с рейтингом 5).

3. После создания файла необходимо перейти в пункт меню "Списки"-> "Места хранения", нажать кнопку "Импорт", выбрать подготовленный файл и нажать "Открыть". Места хранения добавлены.

Также для массового добавления МХ можно воспользоваться функцией "Генерация МХ".

Предварительно необходимо создать "Структуру МХ":

Перейти в пункт меню "Списки" ->"Места хранения", в горизонтальном меню нажать "Структура МХ", далее нажать кнопку "Создать". На открывшейся странице заполнить Название ранга, Уровень (порядок отображения в системе) и Префикс (при необходимости). Нажать кнопку "Создать".

Генерация мест хранения:

Перейти в пункт меню "Списки" -> "Места хранения", в горизонтальном меню нажать "Генерация МХ". На открывшейся странице по-умолчанию отображается все созданные в структуры МХ, если структура не требуется в этой генерации, её можно удалить, нажав на иконку корзины. Далее указать:

1. Разделитель, Тип МХ и Зону МХ (выбрать доступные из выпадающего списка);

2. Тип номера (буквенный или числовой), Длину номера (из какого количества цифр состоит ранг), Нумерация от (с какого номера начинается генерация), Нумерация по (до какого номера будут созданы МХ);

3. Пункт 2 повторяется для каждого ранга в генерации;

4. Нажать Сгенерировать МХ.

Если все данные были заполнены корректно, появится сообщение:

Сгенерировано МХ: (количество МХ);
Дубликатов: (если система при генерации обнаружила, что МХ уже есть в системе - тут будет указано количество дублей);
Новые ШК МХ: (отображаются ШК, которые система назначила местам хранения при генерации);
Дубли: (отображаются названия МХ - дублей).

3.3. Создание пользователей

Перейти в пункт меню "Списки" -> "Сотрудники" и нажать кнопку "Создать сотрудника". В открывшемся окне заполнить обязательные данные: Имя пользователя, Email адрес, Пароль, Группу и нажать "Создать".
Также можно указать Фамилию, Имя, Отчество и Дату рождения.

3.4. Создание контрагентов

Перейти в пункт меню "Списки" -> "Контрагенты" и нажать кнопку "Создать контрагента".  На открывшейся странице обязательным для заполнение является только поле Краткое наименование, при необходимости также можно указать Полное наименование, Адрес, Телефон, Факс, ИНН и КПП, а также отметить Руководителя отдела из списка сотрудников и указать Группу, к которой принадлежит контрагент.

4.1. Сценарии тестирования

Приёмка:

1. Создание операции;
2. Добавление плана;
3. Выполнение операции на ПК;
4. Передача задачи в работу на ТСД;
5. Выполнение операции на ТСД;
6. Дополнительные требования к операции (например, учёт Честного знака или срока годности);
7. Завершение операции;
8. Доступные документы приёмки.

Отгрузка:

1. Создание операции;
2. Добавление плана;
3. Выполнение операции на ПК;
4. Передача задачи в работу на ТСД;
5. Выполнение операции на ТСД;
6. Дополнительные требования к операции (например, учёт Честного знака или отгрузка по FIFO);
7. Завершение операции;
8. Доступные документы отгрузки.

Перемещение:

1. Выполнение операции без предварительной подготовки на ПК - создание и выполнение на ТСД;
2. Выполнение операции с предварительной подготовкой на ПК и передача для выполнение на ТСД.

Пересчёт:

1. Выполнение операции без предварительной подготовки на ПК - создание и выполнение на ТСД.
2. Выполнение операции с предварительной подготовкой на ПК и передача для выполнение на ТСД.
3. Отображение обнаруженных при выполнении операции расхождений в системе и их выгрузка.

При тестировании рекомендуется воспользоваться документацией.
В ней подробно описаны возможности системы и приведены инструкции по выполнению операций.

Если требуется интеграция с различными системами, то следует изучить и протестировать документацию API.

4.2. Результаты тестирования

После проведения тестов можно определить, насколько работа системы соответствует задачам.
Могут возникнуть следующие варианты:

1. Функциональность системы полностью соответствует поставленным задачам;
   В этом случае не требуется менять описание процессов или дорабатывать систему.

2. Функциональность не соответствует в некритичном вопросе;
   Например, ожидания от последовательности действий в операции Перемещение были другие, но это не влияет на рабочий процесс, в таком случае можно внести правки в описание процессов.

3. Функциональность не соответствует в критичном вопросе.
   Например, при выполнении операции Приёмка требуется помечать бракованный товар, но такой функциональности нет в системе - в таком случае не стоит вносить правки и пренебрегать важными функциями, необходимо доработать WMS под изначально поставленную задачу.